ProduktionsprocessEN

När projektet skapats har Organizer som uppgift att underlätta och säkerställa att projektet framskrider enligt plan eller bättre. Systemets behörighetssystem är rollbaserat. Beroende på vilken roll en person har erbjudits så visas olika funktioner och tillgång till delarna av programmet varierar.
På första sidan av projektet redovisas Budget, Prognos, Beställningar, ÄTA samt det aktuella Resultatet vilket läses in från kopplat ekonomisystem.
Projektet kan skapas som ett enkelt serviceuppdrag/arbetsorder, där det inte finna någon budget eller prognos utan endast en arbetsbeskrivning kopplad till ett objekt och kund. Alternativt är projektet skapat från en förfrågan som antingen direkt blivit ett projekt eller via en offert som godtagits av kunden. I det senare fallet kopieras kostnadskalkylen till budget samt blir den första prognosen. I det första fallet så kan man välja att lägga upp budget och prognos vid senare tillfälle.
Väl inne i projektet finns ett antal stödfunktioner.

 

Läs mer här nedan

Budget

I budgetdialogen lagras värden per material- och försäljningskonto och med timmar för tidskonton. Budgeten erhåller automatiskt värde från offert men kan ändras vid senare tillfälle.

Prognos

Här anger projektledaren aktuell prognos för projektet. Alla prognoser sparas vilket ger en spårbarhet bakåt i tiden.

Betalningsplaner

En betalningsplan upprättas enligt försäljningsvärdet på projektet. Denna uppdelas enligt önskemål. Fakturering från betalningsplan genomförs här och innehållet belopp beräknas i förekommande fall och en slutfaktura genereras när det är dags.

Beställningar

I systemet upprättas leverantörer och i förekommande fall deras produktdatabaser med prislistor. En beställning kan utföras med vald leverantör och man kan söka bland dennes produkter med aktuell avtalsrabatt. Produkter väljs till beställning på detta sätt eller så kan man lägga till överenskomna priser för en total offert och även bifoga denna vid beställning. En beställning registreras på valt konto. I projektöversikten ser man då att det inkommit en bokad kostnad i projektet på detta konto. Beställningen kan skickas via mail i systemet till leverantör och detta mail är då läsbart av alla som har tillgång till projektet och man ser när order skickades.

Fråga/Svar

Registrering av fråga/svar sker i systemet och bilder och dokument kan länkas och bifogas i rapport till kund. Allt eftersom fråga/svar-komunikationen fortlöper med kunden förändras status på respektive fråga/svar. När Fråga/Svar skickas till kund får han dels en pdf med frågan samt ett dokument som ifylles och returneras till er som svar.

ÄTA

I vissa fall föregås ÄTA av fråga/svar och när man skapar en ÄTA kan man länka aktuella fråga/svar. Dessa kan då bifogas i rapport eller vid skickande av mail till kunden. I ÄTA upprättas en kostnadskalkyl med registrerad överenskommen ersättning.  När ÄTA godkänts av kunden sätts den över till status ”Färdig att fakturera”. Ekonomiavdelningen kan då enkelt bifoga ÄTA-rapporten som fakturaunderlag vid faktureringen.

Fakturering löpande kostnader

I de projekt där man enligt överenskommelse med kunden jobbar med fast timersättning och materialpåslag kan denna modul användas. Beställningar som görs i systemet samt fakturor och timmar som lästs in från kopplade system blir grunden för en faktura. Dessa underlag kan senare bifogas i fakturaunderlaget. I ÄTA och betalningsplan sätter man, status till ”Färdig att fakturera” så att signal  går till faktureringsansvarig som tar fram fakturaunderlag och fakturerar.

Dokumenthantering

Till nästan alla delar av programmet kan användaren dra in lokala dokument, foton och ritningar som kan användas som stöd och underlag. Det finns även en dokumentflik under projektet där en dokumentstruktur skapas. I denna struktur kan också dokument lagras men framförallt möjliggörs att skapa nya dokument från malldokument. Dessa malldokument fylls med data från systemet och öppnas därefter för editering och sparande. Detta gör det mycket enkelt att generera alla de dokument som idag krävs. En egenutvecklad modul för detta arbete gör det mycket enkelt att editera och ladda upp dokument mellan Organizer och den lokala datorn. 

Mail

Alla användarmail som dragits in till systemets projekt är läsbara för alla projektmedlemmar i det aktuella projektet och även alla mail som systemet skickat i Beställning, Fråga/Svar, ÄTA och Fakturaunderlag, finns även där för att användas och skrivas ut som rapport. Detta ger en mycket bra spårbarhet och kontroll för projektledaren.

Qreo AB
Bruksgatan 5
262 33 Ängelholm
Du når oss på 010 - 196 09 09.
E-post:
Info@qreo.se